Ertragsverteilung für Kanzleipartner

Transparente Ertragsverteilung für Kanzleipartner*innen

Karin Fiechter · dipl. Wirtschaftsprüferin · Kanzleiblog

Die saubere Zuteilung der eingegangenen Honorarverträge an die beteiligten Partner*innen mittels Excel ist aufwendig, zeitraubend und fehleranfällig. Mit unserer Kanzleisoftware timeSensor LEGAL 365 lösen Sie diesen Knoten mit dem Modul Ertragsverteilung mühelos und elegant – tagesaktuell und vollautomatisch.

Am Anfang steht die Regel

Damit die Ertragsverteilung automatisch abläuft, wird jedem Mandat eine passende Regel zugeordnet. Eine solche Regel könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:

• Der Akquisiteur des Mandats erhält während 4 Jahren 10% vom Honorarertrag als Bonus
• Der mandatsführende Partner bekommt 15% vom Honorarertrag
• Die restlichen 75% werden aufgrund der geleisteten Arbeiten aufgeteilt

Mit dem flexiblen Regelmanager der Kanzleisoftware timeSensor LEGAL 365 können Sie beliebige Verteilungsregeln definieren. Die Regel wird mit einem Klick dem Mandat zugewiesen. Damit ist die Hauptarbeit bereits erledigt.

Keine Regel ohne Ausnahme

Jede ab dem Mandat generierte Rechnung «erbt» automatisch die für das Mandat definierte Verteilungsregel. Und weil das Leben voller Ausnahmen ist, kann die Verteilungsregel auch pro Rechnung nochmals individuell angepasst werden. Die ursprüngliche Regel im Mandat bleibt erhalten und wird auch für die nachfolgenden Rechnungen wieder zum Tragen kommen.

Regeln lassen sich zudem benennen und für spätere Mandate wiederverwenden. Ein Klick auf das Zahnrad-Symbol genügt, um eine gespeicherte Regel abzurufen. Das Symbol neben dem Ertragskonto erscheint in Blau, sobald die Regel aktiv ist.

Der Kuchen wird aufgeteilt

Bei der Verbuchung eines Zahlungseingangs läuft alles Weitere automatisch: Der Algorithmus unterscheidet zwischen der Vergütung von Auslagen und der Vergütung des Honorars. Auf den Honoraranteil wird nun die Verteilungsregel angewandt. Jeder begünstigte Partner erhält eine transparente Gutschrift direkt auf seinem Ertragskonto – sofort und tagesaktuell.

Dabei werden nicht nur die Erträge gemäss den Regeln verteilt, sondern auch die Mehrwertsteuer von jedem Teilbetrag korrekt abgezogen. Als Partner sehen Sie auf Ihrem individuellen Ertragskonto jederzeit alle erfolgten Gutschriften und Belastungen – entweder als Kontenblatt in der Buchhaltung oder grafisch aufbereitet im BI-Modul.

Auslagen, Spesen und ähnliche Leistungsgruppen können übrigens von der Ertragsverteilung ausgenommen werden, damit nur die tatsächlichen Honoraranteile in den Verteilungsalgorithmus fliessen.

Vorschuss- und Teilrechnungen

Mandate können oft erst im Laufe der Zeit abgerechnet werden. Deshalb unterstützt timeSensor LEGAL 365 auch die Ertragsverteilung von provisorischen Rechnungen. So wird sichergestellt, dass die Kanzleipartner – selbst wenn die definitive Abrechnung noch aussteht – trotzdem schon angemessen begünstigt werden. Bei der Erstellung der Schlussabrechnung werden die aufgrund der Teilrechnungen generierten Gutschriften storniert und das Honorar final richtig verteilt.

Bei Teilzahlungen erfolgt die Aufteilung übrigens proportional – der Algorithmus rechnet automatisch, wie viel jedem Partner zu welchem Zeitpunkt zusteht.

Kostenstellen und Standortabrechnung

Das Modul Ertragsverteilung unterstützt optional auch Kostenstellen. Verfügen Sie über verschiedene Geschäftsbereiche oder Standorte? Durch den Einbezug von Kostenstellen können mit der automatischen Ertragsverteilung auch komplexe Szenarien transparent abgebildet werden.

Ein konkretes Fallbeispiel: Gegeben sind zwei Standorte, BLAU und ROT, an denen je drei Berufsträger*innen arbeiten. Da die Standorte sich gegenseitig unterstützen, kommt es vor, dass Berufsträger*innen von Standort BLAU auf Mandaten von Standort ROT arbeiten und umgekehrt. Die gesamte Verteilung läuft über das Ertragskonto des mandatsführenden Partners, während die Kostenstelle die begünstigten Personen identifiziert.

Aus den Leistungen der Berufsträger*innen des jeweils anderen Standorts resultiert ein Anspruch zwischen den Standorten. Für eine optimale Transparenz werden die Leistungen der fremden Berufsträger*innen dupliziert, mit einem Minus versehen und einem neutralen Sachbearbeiter zugewiesen. Aus diesen Leistungen wird dann eine Gutschrift erstellt, die als Abrechnungsbeleg dient, aufgrund dessen der eine Standort dem anderen eine Vergütung leistet.

Das Ergebnis: In der Buchhaltung des mandatsführenden Standorts BLAU erscheinen Bankzahlung abzüglich Überweisung an ROT, vollständige Mehrwertsteuer und die Ertragsanteile aller beteiligten Personen. In der Buchhaltung von ROT findet sich lediglich der Zahlungseingang, der auf die Ertragskonti der roten Berufsträger*innen verbucht wurde. Die Auswertung der Kostenstellen zeigt schliesslich die Beträge, die jedem Berufsträger*in zusteht.

Die automatisierte Ertragsverteilung gewährleistet eine transparente, faire und zuverlässige Verteilung der Honoraranteile unter den Kanzleipartner*innen.

Transparenz schafft Vertrauen

Durch die transparente regelbasierte Ertragsverteilung von timeSensor LEGAL 365 kennen die Kanzleipartner stets den tagesaktuellen Stand der ihnen zustehenden Ertragsanteile. Mit dem BI-Modul können die Daten grafisch aufbereitet werden, sodass jeder Partner auf seinem persönlichen Dashboard jederzeit sein Guthaben einsehen kann.

Für jeden zu begünstigenden Sachbearbeiter wird im Kontenplan ein persönliches Ertragskonto eröffnet. Wer kein persönliches Konto benötigt – etwa Associates – erhält ein allgemeines Ertragskonto (Sozietätstopf). Die Zuordnung erfolgt unter Einstellungen – Basisdaten – Sachbearbeiter. So landet jeder Anteil genau dort, wo er hingehört.