Business Intelligence
Kanzleierfolg wird messbar
Business Intelligence in der Kanzlei – so sind Sie einen Schritt voraus
Daniel N. Solenthaler · 13. November 2023 · 6 Min. Lesezeit · Kanzleiblog
Die digitale Transformation macht vor keiner Branche halt, auch nicht vor der Rechtsbranche. Anwaltskanzleien stehen heute vor der grossen Herausforderung, ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten zu müssen und dabei ihre Entscheidungen auf der Basis verlässlicher Daten zu treffen. Möchten Sie Ihre Kanzlei wettbewerbsfähig und profitabel führen und Ihre Entscheidungsprozesse innovativ verbessern? Dazu ist ein umfassendes Verständnis Ihrer Kunden-Finanz- und Betriebsdaten notwendig. Das BI-Modul zu timeSensor LEGAL 365 generiert hierzu aussagekräftige Auswertungen.
In der heutigen schnelllebigen, datengetriebenen Welt sind Anwaltskanzleien konfrontiert mit ständig wachsenden Datenmengen. Die Kanzleipartner:innen stehen vor der Herausforderung, diese Informationsflut intelligent für strategische Entscheidungen und zur Optimierung betrieblicher Prozesse zu nutzen. Business Intelligence (BI) ist das richtige Werkzeug zum nachhaltigen Erfolg.
Effizienzsteigerung durch datenbasierte Analysen
Moderne Kanzleien verwalten grosse Mengen an Informationen – von Prozessakten über abrechenbare Stunden («billable hours») bis hin zur Auswertung der eigenen Marketing-Aktivitäten. Klassische Methoden der Datenerfassung und -auswertung stossen deswegen zunehmend an ihre Grenzen. Hier setzt Business Intelligence an: Durch intelligente Softwarelösungen können Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt, analysiert und in Echtzeit visualisiert werden. Eine automatisierte Berichterstattung und Echtzeit-Datenanalysen reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
Business Intelligence macht die wirtschaftliche Situation der Kanzlei transparenter und erlaubt, ungenutzte Potenziale zu identifizieren. Eine solche Analyse kann beispielsweise aufzeigen, welche Rechtsgebiete oder Mandanten besonders profitabel sind oder wo Ressourcen bisher ineffizient eingesetzt werden. Und das Beste: Die Optimierungspotentiale lassen sich aus den in der Kanzlei meistens sowieso bereits erhobenen Daten gewinnen. Es bedarf lediglich einer klugen, technischen Lösung, um diese Daten zu sammeln, aufzubereiten und zu visualisieren.
In der Kanzleisoftware existiert ein enormer Datenschatz, der jedoch häufig ungenutzt bleibt. Das «Data-Mining» kann eine Menge bringen und setzt lediglich die Bereitschaft voraus, in der eigenen Kanzlei Systeme zu nutzen, die eine entsprechende Analyse ermöglichen.
Top 10 Auswertungen für Kanzleipartner*innen
Typische Fragestellungen, die das BI-Modul von timeSensor LEGAL 365 auf Knopfdruck beantwortet:
- Wie entwickelt sich die Performance meines Teams?
- Wie hoch ist der real erzielte Stundensatz pro Anwalt, pro Mandat oder pro Mandant?
- Welcher Anwalt arbeitet effizient und wo besteht Verbesserungspotenzial?
- Kann ich auf Kundenanfragen schnell, flexibel und mit aktuellen Daten antworten?
- Welches sind die einträglichsten Mandate und auf welche Mandanten verzichtet man besser?
- Wie verteilen sich die Zahlungseingänge über das Jahr und wo gibt es Rückstände?
- Welche Arbeitsgebiete sind am profitabelsten?
- Wie hoch ist die Summe der offenen Rechnungen in EUR/CHF?
- Welche Mandanten generieren die höchsten Rechnungssummen (Top 25)?
- Wo liegen Effizienzengpässe in der Zeiterfassung?
Widgets: Schlüssel-Metriken auf einen Blick
Ihre Kanzlei verfügt über eine grosse Menge an Daten aus unterschiedlichen Systemen. Das timeSensor LEGAL Modul «BI» ist ein Analyse- und Planungswerkzeug, mit dem Sie die wichtigsten Kennzahlen im Blick behalten. Das BI-Modul ergänzt timeSensor LEGAL und bietet standardmässig eine Vielzahl von Informationen, die auf unterschiedlichen Dashboards in Form von Grafiken oder sog. Widgets dargestellt werden.
Ein Widget ist eine extrem nützliche Funktion, um bestimmte Schlüssel-Metriken in einem Dashboard zum leichten Verständnis in einer Zahl hervorzuheben. In unserem Beispiel können Sie die Summe der offenen Rechnungen der Kanzlei in EUR/CHF oder die Summe der Zahlungseingänge im laufenden Jahr sehen.
Angereichert mit Budget- und Planungszahlen hilft Ihnen die BI in timeSensor LEGAL, Ihre Ziele zu erreichen und effizienter zu arbeiten. So treffen Sie die richtigen Entscheidungen und legen fest, worauf sich Ihre Kanzlei konzentrieren soll.
Analyse der Daten
Mit dem timeSensor LEGAL BI-Modul analysieren Sie Ihre Daten nach Mandanten, Mandaten, nach Partnern und Anwälten, oder nach Mandatsverantwortlichen, nach Arbeitsgebieten, nach Lokationen etc. – und das alles in einem hohen Detaillierungsgrad.
Durch unsere «Verfeinerungstechnik» mit Funktionen wie Drill-Down, Roll-Up, Slice und Dice gewinnen Sie auf Knopfdruck einen tiefen Einblick in die Daten. Ausgehend von der ursprünglichen Grafik können Sie durch das Datenmaterial navigieren, indem Sie die Granularität verfeinern (Drill-Down) oder vergröbern (Roll-Up). Weitere Möglichkeiten erhalten Sie durch Filterkriterien: Slice = einfache Filterung (z.B. Zeit), Dice = Mehrfach-Filterung (z.B. Zeit und Arbeitsgebiet). Eine weitere Möglichkeit ist das Ranking – beispielsweise die Übersicht der Top 25 Rechnungssummen pro Mandant in EUR/CHF. Selbstverständlich können Sie alle Daten in Listenform darstellen und mit Microsoft Excel weiterverarbeiten.
Business Intelligence als Wettbewerbsfaktor
In einer zunehmend digitalisierten Welt kann es sich kaum eine Kanzlei leisten, auf eine datenbasierte Entscheidungsfindung zu verzichten. Business Intelligence bietet dabei nicht nur einen internen Mehrwert, sondern stärkt auch die Wettbewerbsposition der Kanzlei gegenüber der Konkurrenz. Wer Daten intelligent nutzt, kann seine Marktstellung gezielt ausbauen, sich schneller an veränderte Gegebenheiten anpassen und sogar völlig neue Geschäftsmodelle entwickeln.
Während traditionelle Kanzleien oft auf Erfahrungswerte und Intuition setzen, ermöglicht Business Intelligence eine faktenbasierte Steuerung von Ressourcen und Investitionen. Kanzleien, die BI-Systeme nutzen, erkennen frühzeitig, welche Dienstleistungen besonders gefragt und wo Wettbewerbsvorteile realisierbar sind.
Neben internen Prozessen verändert Business Intelligence auch die Art und Weise, wie Kanzleien mit ihrer Mandantschaft interagieren. Durch die systematische Auswertung des Mandantenverhaltens lassen sich Trends frühzeitig erkennen. Wer langfristig loyale Mandanten identifizieren kann, ist in der Lage, gezielt auf deren Bedürfnisse einzugehen. Business Intelligence kann ausserdem bei der Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen unterstützen – beispielsweise bei der Überwachung von Fristen, regulatorischen Änderungen und Berichtsanforderungen.
Die Einführung von Business Intelligence geht damit weit über eine reine Prozessoptimierung hinaus. Sie ermöglicht Kanzleien, strategische Entscheidungen auf einer präzisen Datengrundlage zu treffen.
Die Rolle von Leistungskennzahlen
Leistungskennzahlen, oft auch als Key Performance Indicators (KPIs) bezeichnet, sind in der modernen Geschäftswelt unerlässlich für die Messung und Steuerung der betrieblichen Leistung. Im Kontext von Anwaltskanzleien fungieren diese Kennzahlen als das Rückgrat für eine strategische Analyse und Performance-Bewertung.
Effektivität in Kanzleien bedeutet, die richtigen Aufgaben zu erfüllen – also jene, die den Mandanten den grössten Nutzen bringen und die Kanzlei ihren Zielen näherbringen. Effizienz hingegen misst, wie gut Ressourcen – Zeit, Geld und Personal – für die Erledigung dieser Aufgaben eingesetzt werden. Leistungskennzahlen zu beiden Bereichen geben Aufschluss darüber, wie gut eine Kanzlei ihre Ressourcen nutzt und ihre strategischen Ziele erreicht.
Mit fortschrittlichen Analysemethoden, wie sie BI-Tools bieten, können Kanzleien Muster und Trends erkennen, die nicht offensichtlich sind. Diese Erkenntnisse erlauben es, operative und strategische Entscheidungen zu treffen – von der Umstrukturierung von Teams über die Anpassung von Prozessen bis hin zur gezielten Akquise von Mandanten.
Umsetzung neuer Geschäftsmodelle
Die Kombination von Kanzleisoftware und Business Intelligence ermöglicht die Umsetzung neuer Geschäftsmodelle und das Erschliessen neuer Kundensegmente. Die Anwaltskanzlei wird zur Full-Service-Dienstleisterin und informiert die Mandantin durch das Bereitstellen individueller Kunden-Dashboards tagesaktuell über die laufenden Verfahren und Prozesse.
Unsere zugrunde liegende Technik ermöglicht auch, dass spezielle Anforderungen Ihrer Kanzlei flexibel und ohne lange Programmierzeiten erweitert werden können. Dabei ist es möglich, Daten aus anderen Systemen – z.B. Personalwesen, Buchhaltung, Marketing, Web-Applikationen – zu integrieren.
Herausforderungen bei der Implementierung
Trotz der vielversprechenden Vorteile bringt die Einführung von Business Intelligence auch Herausforderungen mit sich. Eine der grössten Hürden ist die Integration in bestehende Systeme. Eine BI-Lösung muss nahtlos mit Mandatsmanagement, Abrechnung und Dokumentenverwaltung kompatibel sein, um einen echten Mehrwert zu bieten. Zudem ist die Datensicherheit ein zentraler Aspekt – die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der DSGVO ist essenziell, insbesondere wenn sensible Mandantendaten analysiert werden.
Eine weitere Hürde liegt in der Akzeptanz der neuen Software durch die Kanzleimitarbeitenden. Viele Juristinnen und Juristen sind es gewohnt, mit klassischen Programmen zu arbeiten und stehen BI-Tools zunächst kritisch gegenüber. Die Software muss benutzerfreundlich gestaltet sein – selbst die beste Datenanalyse bleibt wirkungslos, wenn sie nicht effizient genutzt wird. Neben nutzerfreundlichen Designs und übersichtlichen Dashboards sind gezielte Schulungen erforderlich.
Gleichzeitig hilft die Auswertung von Daten aber auch dabei, die Mitarbeiterauslastung besser einschätzen zu können und Weiterbildungsmassnahmen gezielt einzusetzen. Die gewonnene Transparenz sorgt für eine faire Verteilung der Arbeitslast und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Treten Sie in eine neue Ära der Entscheidungsfindung ein, indem Sie strategische Entscheidungen basierend auf fundierten Daten treffen. Die tagesaktuellen Kennzahlen aus dem timeSensor LEGAL BI-Modul sind die Grundlage Ihres Erfolgs von morgen. Auch Ihre Mandanten werden den Unterschied spüren.
Die Zukunft der Anwaltsarbeit mit Business Intelligence
Die Nutzung von Business Intelligence steht für Kanzleien noch am Anfang, doch die Entwicklung schreitet rasant voran. Während bisher vor allem grosse Wirtschaftskanzleien BI nutzen, wird die Technologie zunehmend auch für mittelständische und kleinere Kanzleien interessant. Fortschritte in den Bereichen Künstliche Intelligenz und Machine Learning werden diese Möglichkeiten in den kommenden Jahren noch erweitern.
Die Anwaltsbranche steht vor einem Paradigmenwechsel. Business Intelligence ist dabei kein kurzfristiger Trend, sondern eine Schlüsseltechnologie, die in den nächsten Jahren die Art und Weise, wie Kanzleien arbeiten, grundlegend verändern wird. Wer frühzeitig auf datenbasierte Entscheidungsprozesse setzt, wird langfristig erfolgreicher und wettbewerbsfähiger sein.
Fazit: Vom Datenmeer zur strategischen Entscheidungsbasis
Die Integration von Business Intelligence in der Rechtsbranche eröffnet neue Perspektiven: Sie macht komplexe Daten verständlich, schafft Transparenz, deckt Optimierungspotenziale auf und verbessert die Kommunikation mit Mandanten. In einer zunehmend datengetriebenen Welt ist BI nicht nur ein Vorteil – sie ist ein entscheidender Schritt, um wettbewerbsfähig und mandantenorientiert zu bleiben.
Lange Zeit agierte die Rechtsbranche in einem traditionellen Rahmen, geprägt von papierbasierten Prozessen und persönlichen Beratungen. Doch die Zeiten ändern sich: Der digitale Wandel schreitet voran, und Business Intelligence etabliert sich als Schlüsseltechnologie für die Transformation und den nachhaltigen Erfolg moderner Kanzleien. Dabei ist der Einsatz von BI längst kein Luxus mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit. Mit dem BI-Modul von timeSensor LEGAL 365 sind Sie immer einen Schritt voraus.
